Vechten met informatie

kickboxer takes a hitWerken is altijd een beetje verzuipen in informatie, zeker als je zoals ik nog maar net in een groot telco-bedrijf met tal van slimme collega’s, langlopende projecten en complexe processen begonnen bent. Het ontbreken van een bedrijfs-kennisdatabank (knowledgebase) en van een document management systeem (DMS) dragen niet echt bij tot het vlot opslaan of terugvinden van relevante info. Fileservers zijn wel goed ingeburgerd, maar er wordt van uit gegaan dat iedereen daar op 1 of andere manier zijn weg wel op zal vinden. Very 90’s indeed! Futtta dus op zoek naar een oplossing … Het probleem met de fileservers is gelukkig betrekkelijk eenvoudig op te lossen; ik heb Google Desktop geïnstalleerd (thank god for admin rights), voegde mijn network-drives toe aan de te indexeren locaties en vind nu dus betrekkelijk vlot informatie op de fileservers terug.

Een heel ander probleem is hoe je met het niet aflatende salvo van “losse flodders” omgaat. Sinds mijn start bij die Brusselse telco heb ik de informatie die tijdens al die meetings, presentaties, gesprekken aan de koffiemachine, in mails en in phone conferences over me heen kwam spoelen, met wisselend succes op verschillende manier proberen bijhouden. Ik experimenteerde daarvoor met gewone txt-bestandjes, Excel-files, Word-documenten en kalender-items en taken in Outlook, maar geen van die oplossingen konden me echt overtuigen.

Over het principe van mindmaps was ik al iets enthousiaster; een immer uitdeinende kennisboom, elke tak klaar om vruchtbare nieuwe info te dragen. In Freemind (open source mindmapping software in Java) heb ik zo een tijdlang voor 1 -groot- project ideeën, info, links, voor- en nadelen, … tot zelfs todo’s proberen bij te houden. En dat werkte redelijk, maar langzamerhand botste wel ik tegen de grenzen van mijn gedachtenkaartje aan; oude informatie kan niet zomaar verwijderd worden, want aan elk takje zit ondertussen wel een hele struik die niet weg mag. Voor informatie die bij meerdere takjes hoort, kun je weliswaar grafische links tussen nodes leggen, maar met al die pijlen werd het al snel een nog grotere warboel. Zoeken in je mindmap is ook niet vanzelfsprekend en op die manier zag ik dag na dag meer bos en minder bomen, laat staan takken. Tot het bos de boom in kon en ik de mindmap niet meer opende. Ik weet het; oneigenlijk gebruik. En dat ik de discipline van het mindmappen niet heb aangeleerd, laat staan gevolgd. En dat mindmaps zeker hun nut kunnen hebben. Maar duidelijk niet om continu toestromende hoeveelheden info te bewaren en die blijvend en vlot te ontsluiten.

De volgende stap: blogs! Een deel van mijn werk is informatie over ‘webbouwen’ te verzamelen en te verspreiden (ja, ik heb een fijne job). Ik probeerde dus 2 vliegen in 1 klap te slaan: ik maakte een blog waarin ik die kennis kon dumpen en schreef een paar slimme (ex-)collega’s aan om te vragen of ze niet wilden meedoen. Leuk, maar een groepsblog is geen persoonlijke tool eh? Ik kan er dus geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie op kwijt. Een tweede “maar”: aangezien blog-posts worden gepresenteerd in de volgorde waarin ze ingevoerd zijn (volgens het LIFO principe), verdwijnt oudere info ook snel naar dieperliggende pagina’s, alsof die minder relevant is. Het is in blogs tenslotte niet echt de bedoeling om bestaande artikels stelselmatig te wijzigen of uit breiden. Je wordt immers eerder verondersteld een nieuwe post te schrijven, maar je informatie wordt op die manier wel gefragmenteerd opgeslagen. Los van die beperkingen als knowledge-db: het is er nogal stilletjes, op de groepsblog. Niet iedereen heeft tijd en goesting om mee te schrijven en als je niet meer voor hetzelfde team rijdt, is de motivatie/ druk ook minder groot natuurlijk. Wie goesting heeft om alsnog mee te doen; laat maar iets weten via mijn contact-pagina!

Soit, ik had dus iets nodig om continu binnenstromende informatie op een redelijk gestructureerde manier bij te houden, met de eenvoud van een blog, maar waar informatie niet op een tijd-as wordt gezet en waar regelmatige wijzigingen niet alleen mogelijk, maar ook wenselijk zijn. Zo ben ik uiteindelijk -kon dat nu ècht niet rapper Goossens?- bij wiki’s uitgekomen.

Ik moet hier ongetwijfeld niet echt uitleggen wat een wiki is, daar vind je op het internet tal van definities voor. Op mijn vorige werk was ik mee verantwoordelijk voor de invoering van een wiki om de informele kennis (alles wat niet in functionele of technische analyses stond) en niet-project-gerelateerde informatie in bij te houden en dat was -mits regelmatige aansporing van collega’s die “ook wel echt werk hadden”- een succesje. Een persoonlijke wiki is een kleine stap verder, maar is natuurlijk ook geen origineel futtta-idee (die heb ik immers niet): Wikipedia maakt zelfs melding van specifieke software voor die (niche-)markt!

Specifieke personal wiki software dus? Nee, ge moet dat niet moeilijker maken dan het is Mijnheer: Mediawiki op Xammp volstaat! Xammp is een container voor o.a. Apache, Php en Mysql; 36 Mb downloaden, windows installer laten lopen en al dat moois draait voor je het goed en wel beseft. Mediawiki is dankzij het succes van wikipedia en aanverwanten de meest bekende wiki-software. Drop de mediawiki-code (php) in de htdocs-folder van Xammp, volg de installatie-procedure in je browser en even later kun je aan je eigen wikipedia beginnen.

De manier waarop ik de informatie in mijn wiki organiseer, is met trial & error geëvolueerd. Op de hoofdpagina staan momenteel onder andere links naar pagina’s voor de projecten waaraan ik meewerk. Elke projectpagina bevat, naast een hoop info over het project zelf, op zijn beurt ook weer linken naar sub-projecten, voorbereidingen op vergaderingen, meetingverslagen en todo’s. Daarnaast heb ik een pagina waarop ik inhouse acronymen en andere namen van geheime projecten bijhoud, een ‘linkdump’ en een ‘kladblok’ waar ik snel en tijdelijk brokjes info kan huisvesten.

Informatie toevoegen, aanpassen, verwijderen, linken, categoriseren, zoeken … gaat allemaal bijzonder snel en eenvoudig. Met een dikke maand ervaring met mijn ‘personal knowledge base’ achter de rug (ik heb ondertussen meer dan 50 pagina’s ingevoerd tijdens een 300-tal edits en heb al meer dan 750 keer een pagina opgevraagd) lijkt dit -voor mij- idd de “perfect fit”. Dus Mister Information Overload, kom maar op, mijn wiki en ik zijn klaar voor U!

4 thoughts on “Vechten met informatie

  1. Tom Klaasen

    Been there, done that. Wiki’s hebben voor mij echter nog het nadeel dat je een computer bij de hand moet hebben om een gegeven/gedachte/idee te noteren, en dat dat niet altijd het geval is.
    Sinds een jaar sleur ik gewoon overal een notitieboekje mee. Ik maak er een zaak van om er alleen in vulpen in te schrijven (kwestie van er toch ‘iets speciaals en waardevols’ van te maken), en het helpt dat het een Moleskine is ook. Zo ben je niet geneigd om het ding ergens in een cafe te laten liggen.
    Tot dusver wreed content van. Voor persoonlijke informatie, natuurlijk — informatie die gedeeld moet worden, hoort inderdaad op een wiki thuis.

    Reply
  2. futtta

    ha fietser tom :-)

    het ligt er natuurlijk aan wat je verwachtingen/ vereisten zijn. het oneindig kunnen aanvullen of wijzigen van ‘content’ (een wiki geraakt niet vol) en de zoekfunctie zijn voor mij doorslaggevend. ik heb mijn laptop sowieso bijna altijd bij me en in de zeldzame gevallen dat dat niet zo is, heb ik mijn qtek gsm/pda nog.

    Reply
  3. Norbert

    Dat verhaal van het notitieblokje is erg herkenbaar. Vaak zet ik de notities later nog even in een txt doc en voordat je het weet is het inderdaad een hele berg. Toch maar eens met kijken of wiki het een en ander kunnen ordenen. Dank voor je artikel.

    Reply
  4. Maya

    Al heel lang aan het zoeken naar een handige manier om alle info te klasseren en verzamelen op mijn werk. Dit lijkt idd wel heel erg handig.
    Thanks voor de tip!

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *